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Technicienne ou technicien – Ressources humaines – Programme de coopération volontaire


Date limite: 12 avril 2016 à 16h28
Offert par Oxfam-Québec
Types d’emploi: Emploi
Lieu de l’emploi: Au Québec

Sous la responsabilité de la coordonnatrice ou du coordonnateur – Volet international - Ressources humaines, la ou le titulaire du poste assume les responsabilités en matière de gestion administrative et d’appui technique pour la coordination du volet international des ressources humaines et du programme de coopération volontaire. Elle ou il veille au respect et à l’application des lois, normes, procédures et règles en matière de gestion des ressources humaines et de versement des allocations pour les conseillères et les conseillers techniques. Elle ou il agit à titre de personne-ressource auprès des conseillères et des conseillers techniques en ce qui a trait aux assurances, aux politiques et aux pratiques relatives au versement des allocations, aux vacances, aux congés et aux autres conditions.

RESPONSABILITÉS

En conformité avec les codes, politiques, procédures et normes d’Oxfam-Québec, la ou le titulaire est responsable de :

Général

1. Agir à titre de personne-ressource auprès des conseillères et des conseillers techniques, dans l’interprétation et l’application du Guide, des politiques et des procédures en lien avec le remboursement des conditions d’assignation et faire preuve de diligence et de discrétion quant au traitement des dossiers.

2. Collaborer à l’identification des besoins en termes de gestion des ressources humaines et assurer une veille quant aux lois, normes, procédures et règles en matière de gestion des ressources humaines en vigueur outre-mer.

Recrutement, sélection et dotation

1. Compléter les dossiers des conseillères et des conseillers techniques (pièces d’identité, contrats, assurances, antécédents judiciaires, examens médicaux, etc.) et rédiger les contrats selon les modèles et les normes, ainsi que les attestations, les lettres de références, etc. ;

2. Créer les dossiers administratifs et mettre à jour l’information des conseillères et conseillers techniques : postes, contrats, assurances, allocations, etc. ;

3. Préparer les documents justificatifs, les demandes de prolongation, documenter les mesures d’exception, etc. et en assurer le suivi ;

4. Organiser et assurer la prise en charge administrative et logistique des conseillères et conseillers techniques, au départ et au retour, et assurer le suivi des opérations canadiennes lors de leur assignation outre-mer ;

5. Assurer la création et la fermeture des comptes courriels et des grilles budgétaires et effectuer la gestion du classement des dossiers (physique et numérique) des conseillères et conseillers techniques (contrat, lettres, annexes, paiements, factures, etc.) ;

6. Rencontrer les conseillères et conseillers techniques à leur retour afin de répondre à leurs questions et fermer leur dossier administratif.

Formation

1. Assurer l’organisation logistique des formations pré-départ des conseillères et conseillers techniques et assurer la formation de certaines sessions (assurances, procédures de remboursements, etc.) ;

2. Fournir l’appui administratif, technique et logistique (convocation, réservation de salle, inscription, etc.) nécessaire à la réalisation des activités de formation individuelle ou de groupe tant à l’interne qu’à l’externe ;

3. Sur demande, effectuer des recherches, obtenir des soumissions et préparer divers dossiers.

Versement des allocations et remboursement des dépenses

1. Obtenir la documentation pertinente à l’embauche (spécimen chèque, coordonnées, etc.), assurer le traitement (transfert) des allocations mensuellement, veiller à la création de profil, au calcul des allocations, à la saisie, etc. ;

2. Assurer la gestion des feuilles de temps, le traitement des banques de temps (vacances, congés fériés, etc.) et préparer différents rapports mensuellement ;

3. Agir à titre de spécialiste du système de versement des allocations et assurer le lien avec le fournisseur du système ;

4. Veiller à l’application uniforme et équitable des politiques de versement des allocations ;

5. Effectuer le suivi des facturations et des dépenses remboursables et préparer les documents nécessaires aux encaissements, aux décaissements et aux demandes d’avances.

Dossiers administratifs

1. Agir à titre de spécialiste de la base de données des conseillères et des conseillers techniques, assurer le lien avec le fournisseur, assurer sa mise à jour et administrer les accès internes ;

2. Contrôler l’intégrité de l’information fournie par le système de gestion de temps concernant tous les conseillères et conseillers techniques (vacances et jours fériés), s’assurer que les correctifs soient apportés selon les règles et directives en usage, appuyer les gestionnaires et les autres personnes utilisatrices dans l’utilisation du système de gestion de temps ;

3. Assurer la rédaction et l’envoi de différents documents ou correspondances concernant les conseillères et les conseillers techniques ;

4. Assurer la mise à jour, le classement et l’archivage des dossiers des conseillères et des conseillers techniques ;

5. Assurer à la fois un accès efficace et rapide aux dossiers pour les personnes concernées et le maintien de la confidentialité du contenu ;

6. Agir à titre de personne-ressource auprès des conseillères et des conseillers techniques en ce qui a trait au traitement des allocations et des pratiques relatives aux vacances, aux congés fériés et aux autres conditions ;

7. Assurer l’administration et le suivi de la couverture (et de la facturation) d’assurance déplacement-voyage des conseillères et conseillers technique, agir à titre de personne-ressources sur les questions liées à la couverture d’assurance et assurer le lien avec les fournisseurs.

Appui administratif

1. Assurer l’appui administratif et participer au développement et à la révision des politiques et procédures ainsi que les pratiques en matière de gestion des ressources humaines ;

2. Compiler des données, générer des rapports et produire diverses statistiques ;

3. Sur demande, effectuer la prise de note lors de diverses réunions ou rencontre ;

4. Appuyer la coordonnatrice ou le coordonnateur – Volet international - Ressources humaines dans la préparation de divers documents, effectuer des recherches, rédiger diverses correspondances et assurer la mise en forme et la révision de documents divers (rapports, tableaux, correspondances internes et externes, etc.) ;

5. Assurer le lien et la circulation de l’information entre les différentes directions de l’organisation et les fournisseurs externes de sa direction ;

6. Sur demande, recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques et les courriels destinés à la coordonnatrice ou au coordonnateur – Volet international - Ressources humaines en son absence.

Autres

1. Contribuer à la systématisation des expertises et à la traçabilité des savoirs dans son champ d’action, dans l’esprit d’une culture d’organisation apprenante ;

2. Effectuer toutes autres tâches connexes, reliées à ses compétences et au bon fonctionnement de l’organisation.

QUALIFICATIONS

Scolarité • Diplôme d’études collégiales (DEC) en ressources humaines ou toute autre formation connexe.

Langues

• Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit.

• Espagnol (un atout)

Logiciels utilisés

• Maîtrise de la suite Microsoft Office 2010 (Word, Excel, Outlook, Power Point, Access) et de Skype.

• Maîtrise d’un logiciel de gestion ou d’une base de données des ressources humaines (un atout).

• Maîtrise d’un logiciel de traitement de la paie et des avantages sociaux. Expérience

• Minimum de 4 ans d’expérience pertinente, dont un minimum de 2 ans en gestion de la paie et des avantages sociaux.

• Expérience en milieu syndiqué (un atout).

• Expérience en gestion de personnel outre-mer (un atout). Connaissances particulières

• Bonne connaissance des lois fiscales et des autres lois et normes du travail (un atout).

EXIGENCES PARTICULIÈRES

Qualités recherchées

• Autonomie dans le travail, esprit d’équipe et sens du service à la clientèle.

• Rigueur et soucis du détail.

• Bon sens de l’organisation et des priorités.

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

• Bon jugement, professionnalisme, diplomatie, discrétion et minutie.

• Bonne capacité de communications et bonnes habiletés rédactionnelles.


Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

L’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI), est un regroupement de 65 organisations québécoise qui œuvrent, à l’étranger et au Québec, pour un développement durable et humain.

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