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SUCO - Chef, finances et administration


Date limite: 30 septembre 2015 à 17h00
Offert par SUCO
Types d’emploi: Emploi
Lieu de l’emploi: Au Québec

Sommaire

Sous la supervision du directeur général, la ou le chef des services finances et administration est responsable de la mise en place des mécanismes assurant le respect des normes internes et externes et l’efficience des opérations de SUCO en ce qui a trait aux finances et à l’administration. En relation avec la mission et les orientations stratégiques de SUCO, il ou elle assume le fonctionnement des affaires administratives de SUCO en ce qui a trait aux ressources humaines, financières, informationnelles et matérielles. Il ou elle supervise une équipe et assume également un rôle conseil au sein de l’organisation en matière de gestion financière et administrative des différents dossiers internes ainsi que des programmes et projets réalisés outre-mer.

Plus spécifiquement, la ou le chef des services finances et administration est responsable de l’élaboration et de la gestion du budget annuel de SUCO, de la préparation et de l’analyse des états financiers mensuels, de la production des paies du personnel et de la gestion des avantages sociaux. La ou le chef des services finances et administration a également la responsabilité d’assurer les services de SUCO en ce qui a trait à la gestion des opérations reliées aux bureaux, les obligations contractuelles et légales, les ressources humaines et les systèmes d’information.

Responsabilités

Sur le plan stratégique :

  • Collabore à la définition des objectifs, des orientations et des priorités de l’Organisation ;
  • Procède à l’analyse de l’environnement, à l’identification des enjeux majeurs ;
  • Maintient une analyse interne ;
  • Propose une vision et des orientations stratégiques ;

Sur le plan tactique et opérationnel :

  • Assume la coordination des travaux des différents dossiers qui lui sont assignés ;
  • Assume la responsabilité de la planification, l’organisation et le contrôle des travaux de son service ;
  • Favorise le travail d’équipe, apporte son soutien et partage son expertise avec ses collègues et avec des collègues des autres services ;
  • Élabore et actualise différentes politiques et procédures en regard de la gestion interne de SUCO ;
  • Coordonne l’ensemble des opérations comptables, prépare et analyse tous les rapports comptables, incluant les états financiers mensuels ;

Tâches spécifiques

Planification et gestion financière

  • Mène le processus de budgétisation organisationnelle annuelle
  • Met en place et maintien les outils de suivi nécessaire
  • Produit les rapports financiers périodiques
  • Assure la préparation et le suivi de la vérification annuelle
  • Réalise les états financiers annuels
  • Assure le suivi comptable des opérations effectuées au siège social
  • Planifie le travail du comité des finances et participe aux réunions de celui-ci
  • Conseille les responsables de la programmation en matière de planification budgétaire
  • Approuve les budgets et rapports financiers de projet
  • Assure le contrôle et la réalisation de l’ensemble des opérations comptables et budgétaires
  • Révise et met à jour, au besoin, la charte des comptes
  • S’assure du respect des accords de contribution et ententes avec bailleurs de fonds.
  • Fournit un appui technique aux personnes représentantes de SUCO outre-mer et aux personnes chargées de programmes concernant la gestion comptable et le contrôle budgétaire des projets et des programmes
  • Planifie la répartition des revenus et des dépenses de différentes programmes et projets selon un plan comptable efficace

Assure les liens entre les différentes fonctions de l’organisation et la comptabilité

  • Assure la conformité aux normes comptables
  • Fournit au personnel de tous les bureaux de SUCO les procédures et guides de gestion pour assurer le respect des ententes signées avec les bailleurs de fonds
  • Approuve les budgets et les rapports financiers de tous les projets

Ressources humaines

  • Assure le respect des lois en vigueur en matière de ressources humaines et de la convention collective
  • Rédige des contrats et offres de service
  • Révise et valide les termes de référence et contrats avec des consultants externes

Administration

  • Assure la gestion du bureau du siège social
  • Assure le respect des normes organisationnelles dans les bureaux outre-mer
  • Assure le maintien d’un inventaire du matériel
  • Assure le respect de la politique d’approvisionnement

Analyse des processus d’affaires

  • Maintient une analyse des différents processus d’affaires
  • Apporte des recommandations visant à améliorer l’efficience

Système d’informations

  • Supervise l’administration du réseau (services aux usagers, backup, protection et sécurité des données)
  • Assure l’établissement et le maintien d’un système d’information répondant aux besoins des opérations
  • Maintient une veille technologique (matériel et logiciels)
  • Assure la mise à jour du logiciel comptable et autres logiciels selon les besoins

Supervision du personnel

  • Effectue la sélection et la supervision régulière du personnel en finances et administration y compris l’évaluation annuelle du rendement
  • Fournit un soutien technique au personnel au besoin et assure le développement professionnel des membres de son équipe
  • Planifie et coordonne le travail du personnel en administration et finances sous sa responsabilité
  • Assure la production et l’exécution des plans de travail des membres de l’équipe finances et administration
  • Planifie et réalise des rencontres périodiques
  • Systématise et assure la circulation des informations, approches et outils
  • Fournit l’information sur les règles à suivre, les procédures etc. pour assurer le respect des accords et des normes internes

Leadership stratégique

  • Assure une veille stratégique concernant l’environnement externe et des changements susceptibles d’influencer les façons de faire du département ; analyse les informations et rapporte aux instances concernées
  • Fournit des conseils stratégiques à la direction générale concernant les finances, l’administration, la gestion des ressources humaines et les systèmes d’information
  • Élabore un plan de développement du département
  • Identifie et gère les ressources financières et matérielles nécessaire à la réalisation du plan stratégique
  • Révise au besoin les normes et politiques administratives et financières
  • Participe au comité de gestion de l’organisation

Développement organisationnel

  • Participe aux réunions d’équipe et autres activités de l’organisation
  • Effectue des tâches connexes au besoin

Qualifications :

  • Diplôme universitaire en comptabilité avec titre professionnel en comptabilité (CMA – CPA – CGA–CA)
  • Au moins dix (10) années d’expérience professionnelle, dont cinq (5) années dans des fonctions similaires ;
  • Expérience en gestion de personnel ;
  • Expérience avec opérations multi-sites et multidevises ;
  • Excellentes habilités en communication ;
  • Capacité à gérer les priorités ;
  • Leadership et capacité de mener des changements ;
  • Capacité d’analyse des systèmes et des processus d’affaires ;
  • Souci du détail et précision ;
  • Bonne capacité d’analyse et de synthèse ;
  • Familiarité avec des systèmes informatisés (réseautique, systèmes d’information) ;
  • Très bonne connaissance d’Excel et de la suite MS-Office ;
  • Connaissance de SAGE300 ERP un grand atout ;
  • Bilinguisme (français, anglais) ; capacité de lire l’espagnol un atout ;
  • Sens de l’organisation, compétences en planification et en gestion du temps et aptitude à mener de front plusieurs tâches ;
  • Bonne capacité à travailler en équipe ;
  • Intérêt et connaissance de la coopération internationale un atout.

Les candidats ou candidates intéressées doivent envoyer une lettre de présentation et leur curriculum vitae à ressourceshumaines@suco.org.

Date limite pour postuler : 30 septembre 2015

Veuillez noter qu’aucun renseignement n’est donné par téléphone. Seuls les candidates ou les candidats retenus pour entrevues seront contactés.


Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

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