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SACO // Secrétaire-réceptionniste

SACO // Secrétaire-réceptionniste


Date limite: 30 mai 2013 à 15h41

Titre de l’emploi : Secrétaire-réceptionniste

Superviseur : Agente de Programmes - Haiti

Groupe et niveau :

Numéro de l’emploi :

Date en vigueur : 2013/04/19

Région : Québec

Conditions : Emploi temporaire, 6 mois
Etre admissible à la subvention salariale d’Emploi Québec

Fonction générale :

Services de soutien administratif et de réception pour le bureau régional.

Axe principal des responsabilités :

S’occuper de la réception du bureau et fournir un soutien administratif aux employés du bureau régional.

Responsabilités particulières

1. Filtrer les appels et les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements généraux et diriger les autres demandes aux personnes appropriées en tenant à jour un système de suivi de la correspondance entrante et sortante, du service de messagerie et des paquets.

2. Surveiller et vérifier le volume lié à la correspondance et aux télécopies reçu et sortant.

3. Transmettre et faire le suivi des demandes de traduction.

4. Contrôler et maintenir la sécurité des avances de petite caisse.

5. Prévoir les préparatifs de voyage du personnel de bureau.

6. S’assurer de l’entretien des équipements de bureau, comme les photocopieurs, les télécopieurs, les imprimantes et les équipements relatifs aux rebus confidentiels utilisés par le personnel du bureau.

7. Fournir le soutien logistique et administratif au personnel du bureau en tenant à jour un système de classement

8. Supporter les usagers du bureau en matière d’informatique et s’assurer, d’une façon régulière, que les copies de sûreté sont faites.

9. Supporter la gestion dans l’intégration des nouveaux conseillers volontaires en s’occupant de l’ouverture des dossiers et en s’assurant des invitations avec la responsable.

10. Supporter l’envoie des documents pour les départs des conseillers volontaires affectés à des missions internationales.

Aptitudes et connaissances

1. Le travail nécessite des habiletés de lecture et de compréhension afin de réviser, comprendre et trier la correspondance à des fins de préparation et de classement des dossiers.

2. Le travail nécessite d’écouter attentivement les demandes ou les instructions demandées afin d’optimiser le temps disponible et de répondre de façon efficace aux demandes explicites en fournissant l’appui requis en matière d’information ou autre assistance appropriée.

3. Connaissance des méthodes permettant de recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques et de les référer aux ressources appropriées en faisant preuve de bonnes relations interpersonnelles afin de gérer les demandes efficacement.

4. Connaissance de la gestion de bureau et des procédures et pratiques de bureau.

5. Connaissance des logiciels, du matériel et de l’équipement périphérique incluant le traitement de texte, des logiciels de communication électronique et de suivi de dossiers informatisés.

6. Connaissance des procédures relativement à l’organisation des itinéraires de voyages et de la préparation des demandes de remboursement des dépenses, afin de faire les préparatifs de voyage des employés du bureau.

Compétences et expérience

1. Compétences en gestion des appels.

2. Expérience dans une organisation à but non lucratif.

3. Environnement de travail

A. Environnement psychologique
Le rythme de travail peut varier et des échéances serrées doivent être respectées. Les priorités de travail sont changeantes et parfois conflictuelles.

B. Environnement physique
Le travail s’effectue dans des bureaux.

POur appliquer, envoyez votre CV et lettre d’intérêt à lcaron@saco-ceso.com.
Seules les candidatures retenues seront contactées.
Prière de ne pas téléphoner.


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