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SACO - Coordonnateur(trice) de programme


Date limite: 3 février 2017 à 17h00
Offert par SACO-CESO
Types d’emploi: Emploi
Lieu de l’emploi: Au Canada

SACO est un chef de file parmi les organismes de développement économique. Nous aspirons à réduire la pauvreté de façon durable et à stimuler la croissance économique au Canada et à l’étranger. Nos conseillers volontaires (CV) sont des professionnels et des cadres chevronnés de haut niveau qui partagent leurs connaissances et leur savoir-faire de façons significatives.

Forts de nos quelque 50 ans d’expérience en tant qu’organisme de développement économique international, nous avons constaté que le développement du secteur privé et le renforcement des structures dans plus de 120 pays favorisent le changement économique et social aux échelles locale, nationale et internationale.

COORDONNATEUR(TRICE) DE PROGRAMME

RÉSUMÉ

Le/la coordonnateur(trice) de programme est responsable d’une large gamme de tâches de soutien aux programmes de SACO, pour tout ce qui est administration et coordination. Le/la titulaire travaillera étroitement avec le personnel chargé des programmes, les conseillers volontaires (CV), les représentants pays (RP) et les clients dans le cadre de nos activités quotidiennes d’exécution de programme. Les tâches comprennent la production de ressources de formation, la communication et la coordination avec les CV, la coordination des formations prédépart, le suivi des activités d’intervention et de préparation de rapports, la préparation et la distribution de ressources de communication et de renseignements, le traitement des demandes de remboursement des CV et des factures connexes et d’autres tâches d’administration et de coordination, selon les besoins. Le/la titulaire offre un soutien au personnel des programmes pour tout ce qui est préparation des communications, de la diffusion de l’information, de l’entrée de données et autres tâches administratives. Ce poste est basé à Montréal.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

1. Communiquer avec les CV par différents moyens (en personne, par courriel ou par téléphone), selon les besoins

2. Offrir aux CV des séances détaillées d’information avant leur départ.

3. Coordonner la logistique avec l’agence de voyages et obtenir des prix pour les CV.

4. Coordonner la logistique de logement pour les CV, au besoin.

5. Aider les CV à obtenir leurs visas et s’assurer que les documents de voyage sont valides.

6. Préparer les demandes de chèque pour les visas, les avances de fonds et les dépenses journalières. Acheminer les demandes au département de comptabilité à des fins de traitement.

7. Commander des cartes professionnelles pour les CV.

8. S’assurer que les CV font remplir le questionnaire médical par leur médecin avant leur départ, au besoin.

9. Communiquer avec le professionnel médical de SACO afin de s’assurer que les formulaires sont dûment remplis avant le départ des CV.

10. Communiquer avec le personnel de programme et les clients concernant les horaires de voyage des CV et tous les autres détails comme les repas, les transports et le logement.

11. Transmettre les itinéraires de voyage des CV à tous les intervenants pertinents.

12. S’assurer de l’activation des couvertures d’assurance médicale et d’assurance décès ou mutilation accidentelle pour les CV.

13. Aviser les CV concernant ces couvertures et leur envoyer les brochures pertinentes.

14. Préparer des trousses finales pour les CV et les envoyer aux CV le plus tôt possible. La trousse contient des détails sur l’avance de fonds, le passeport du/de la CV, son visa, des cartes professionnelles, une copie du billet électronique et l’avis d’affectation.

15. Réviser et approuver les demandes de remboursement des CV conformément aux politiques et procédures de SACO, et les associer aux codes de comptes appropriés.

16. Traiter les feuilles de temps et les entrer dans la base de données.

17. Assurer un suivi auprès des CV concernant les documents manquants (p. ex. rapports d’évaluation, demandes de remboursement et feuilles de temps).

18. S’assurer que les états de recrutement sont à jour dans la base de données.

RESPONSABILITÉS SECONDAIRES

  • Contribuer à l’élaboration de nouveaux formulaires et processus liés aux départs.
  • Préparer la correspondance pertinente sur les affectations.
  • Répondre aux demandes d’information générale concernant les programmes et services de SACO.
  • Préparer la correspondance pertinente sur les affectations.
  • Demeurer au courant des conditions d’accueil liées aux affectations.
  • Communiquer avec l’assureur afin de veiller à l’évacuation sécuritaire des CV en cas d’urgence.

    EXIGENCES EN MATIÈRE DE CONNAISSANCES ET DE COMPÉTENCES

  • Bilinguisme (français et anglais) requis.
  • Excellentes compétences écrites en français et en anglais obligatoires.
  • xpérience de travail avec des volontaires dans le secteur sans but lucratif.
  • Capacité de gérer plusieurs tâches en même temps, de coordonner et de prioriser la charge de travail et de respecter des échéances serrées. Connaissance de la géographie mondiale et des enjeux du développement international.
  • Expérience interculturelle.
  • Bon entregent et solides capacités d’analyse.
  • Connaissance des principes du service à la clientèle et des relations publiques.
  • Excellent jugement, solides compétences de résolution de problèmes et capacité d’appliquer des procédures normales à des problèmes clairement définis. Capacité de gérer les situations imprévues qui peuvent faire surface de temps à autre.
  • Solides compétences diplomatiques dans les échanges avec les CV, en particulier dans les cas où la demande d’un(e) CV a été rejetée.
  • Connaissance générale des pratiques, procédures et équipements de bureau.
  • Compétences en informatique et en bases de données.
  • Compétences de base en comptabilité.
  • Capacité de travailler de façon proactive et autonome.

    Veuillez envoyer votre curriculum vitae et votre lettre de présentation en francais et anglais et indiquer « Coordonnateur(trice) de programme » dans la ligne d’objet à :

    Jennifer Filson, gestionnaire de recrutement

    jfilson@ceso-saco.com

    Date limite : le 3 février, 2017

    SACO est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi.
    Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, mais seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Pour consulter la description du poste en anglais veuillez cliquer sur le document ci-joint :

PDF - 220.5 ko CESO_program_coordinator






Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

L’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI), est un regroupement de 65 organisations québécoise qui œuvrent, à l’étranger et au Québec, pour un développement durable et humain.

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