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Réceptionniste


Date limite: 4 juillet 2017 à 23h00
Offert par Oxfam-Québec
Types d’emploi: Emploi
Lieu de l’emploi: Au Québec

Mise en contexte

Le poste de réceptionniste est syndiqué, permanent et à temps plein. Il commencera le plus tôt possible à Montréal sous la direction principale des finances et administrations.

Mandat

Sous la responsabilité de l’adjointe exécutive, la ou le titulaire du poste assume les responsabilités de l’accueil des personnes visitant l’organisation, des services de messagerie générale et de la réception des appels. Elle ou il agit en première ligne auprès des personnes visitant l’organisation et du personnel en ce qui a trait aux questions d’intérêt général portant sur les activités, les programmes ou le fonctionnement de l’organisation et, au besoin, dirige vers qui de droit. Elle ou il offre un appui administratif, technique et logistique nécessaire au bon fonctionnement de l’ensemble des directions et de leurs équipes sur demande.

Responsabilités

En conformité avec les codes, politiques, procédures et normes d’Oxfam-Québec, la ou le titulaire est responsable de :

Général

1. Accueillir et diriger les personnes visitant l’organisation en informant le personnel de leur arrivée ;

2. Répondre, filtrer et acheminer les appels ;

3. Assurer le suivi des messages enregistrés dans la boîte vocale générale ;

4. Recevoir et transmettre les courriels généraux (Boîte info) et les télécopies ;

5. S’assurer du bon fonctionnement du système téléphonique (ouverture, fermeture, messages spéciaux, etc.), s’approprier ses diverses fonctions et participer à l’enregistrement des messages d’accueil de l’organisation ;

6. Réceptionner le courrier et les autres types de colis :

a. Recevoir, dépouiller, dater, trier et distribuer dans les casiers postaux ;

b. Assurer la mise sous enveloppe de différents envois par la poste ou par messagerie ;

c. Acheminer promptement les reçus ou les factures de livraison à la comptabilité ;

d. Sur demande, collaborer aux envois massifs de courrier ;

7. Assurer le bon fonctionnement de la timbreuse :

a. Programmer la timbreuse afin de répartir les frais encourus ;

b. S’assurer qu’il y a assez de fonds en tout temps ;

c. Préparer les bordereaux de décaissement relatifs aux coûts de fonctionnement de la timbreuse et des enveloppes prépayées ;

d. Contacter le fournisseur lors de problèmes de fonctionnement.

8. Dans la mesure du possible, demeurer informé des entrées, des sorties et des absences du personnel ;

9. Mettre à jour le cartable des procédures et d’information et certaines listes en lien avec sa fonction (ex. : liste téléphonique) ;

10. Agir comme personne ressource auprès de la Société canadienne des postes (fermeture des bureaux, arrêt de courrier, etc.) ;

11. Assurer l’ouverture et la fermeture de l’ascenseur afin de limiter l’accès en dehors des heures d’ouverture ;

12. Assurer une utilisation appropriée des places de stationnement réservées aux personnes visitant l’organisation.

Appui administratif

1. Recevoir, compiler et effectuer le suivi des demandes de fournitures et de matériel (incluant cartes d’affaires, enveloppes, papier à en-tête, étiquettes autocollantes, etc.) de l’organisation et assurer l’administration des fournitures de bureau pour l’organisation en maintenant à jour un inventaire et une liste du matériel distribué ;

2. Accomplir diverses tâches cléricales (entrées de données, photocopies, télécopies, distribution de matériel, etc.) ;

3. Fournir un appui administratif à la direction – Finances et administration en lien avec la réception et la préparation des rapports comptables provenant de l’outre-mer, la tenue de la petite caisse et le traitement des transferts bancaires ;

4. Sur demande, appuyer l’équipe administrative dans la préparation de divers documents, effectuer des recherches, rédiger diverses correspondances et assurer la mise en forme et la révision de documents divers (rapports, tableaux, correspondances internes et externes, etc.).

5. Sur demande, appuyer le commis logistique (réservation de salle, préparation de réunion, etc.)

Sécurité et accès aux systèmes

1. Agir à tire de personne-ressource et assurer le bon fonctionnement du système de carte d’accès et le respect des normes d’accès et de contrôle.

Autres

1. Projeter une image professionnelle de l’organisation et en faire la promotion ;

2. Sur demande, effectuer toutes autres tâches connexes, reliées à ses compétences et au bon fonctionnement de l’organisation.

Qualifications

Scolarité

• Diplôme d’études secondaires (DES) ou toute autre formation connexe.

Langues

• Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit.

• Maîtrise de l’espagnol (un atout).


Logiciels utilisés

• Maîtrise de la suite Microsoft Office 2010 (Word, Excel, Outlook, Power Point, Access).

• Maîtrise d’un logiciel de base de données (un atout).

Expérience

• 1 à 2 ans d’expérience pertinente.

Exigences particulières

Qualités recherchées

• Autonomie dans le travail et sens du service à la clientèle.

• Bon jugement, professionnalisme, diplomatie, discrétion et minutie.

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

• Bonne capacité de communications et bonnes habiletés rédactionnelles.

Toute personne qui désire présenter sa candidature doit le faire, par courriel, au plus tard le 4 juillet 2017, auprès des Ressources humaines (recrut.oxfamqc@oxfam.org).

« Veuillez noter que les candidatures reçues sont analysées au fur et à mesure et le recrutement se fait en continu, jusqu’à ce que le poste soit comblé ».


Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

L’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI), est un regroupement de 65 organisations québécoise qui œuvrent, à l’étranger et au Québec, pour un développement durable et humain.

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