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Poste d’administrateur-trice de bureau


Date limite: 14 juillet 2013 à 17h00
Offert par RÉSULTATS Canada
Types d’emploi: Emploi

RÉSULTATS Canada

est à la recherche d’un administrateur-trice de bureau.

RÉSULTATS Canada, un organisme de citoyens militants engagé à mettre un terme à l’extrême pauvreté, est à la recherche d’un-e administrateur-trice de bureau. Le(la) candidat-e idéal-e possède les compétences de gestion efficace du bureau et est intéressé-e à participer à ce qui fait partie intégrante du fonctionnement journalier de RÉSULTATS Canada : les actions des bénévoles et les campagnes.

Sous la responsabilité du directeur général, l’administrateur-trice de bureau effectue les tâches administratives du directeur, s’occupe de la gestion de notre bureau d’Ottawa et assure le soutien administratif de notre équipe au besoin.

Description détaillée des responsabilités

Soutien administratif du directeur général

  • Effectuer les tâches administratives du directeur général (dont la gestion de l’agenda et l’organisation de voyage).
  • Coordonner les réunions de personnel ponctuelles (en rapport avec des enjeux particuliers) et récurrentes. Préparer les comptes-rendus de réunion au nom du directeur général.
  • Assurer la logistique, préparer la documentation et le matériel nécessaires aux réunions du conseil d’administration et à l’assemblée générale annuelle.
  • Créer et maintenir une base de données des contacts pour le bureau.
  • Préparer la correspondance et autres documents.
  • Faire le suivi du budget global, de la facturation, préparer la réconciliation mensuelle des comptes bancaires et, au besoin, les états financiers pour le directeur général, le conseil d’administration ou selon les exigences d’une subvention particulière.
  • Assurer le soutien du directeur général au niveau de l’organisation globale.
  • Aider l’organisme canadien de bienfaisance enregistré au plan de l’administration et des activités, selon la demande.

Organisation et soutien administratif du bureau d’Ottawa

  • Assurer les tâches liées à la réception.
  • Assurer la gestion des ressources humaines comme la paye, la politique du personnel, la mise à jour régulière des descriptions de poste. Aider à coordonner les évaluations de rendement annuelles des employés permanents et des employés à contrat (entre 6 et 10 personnes en tout).
  • Faire les vérifications du système de gestion de temps des employés.
  • S’occuper des fournitures et des meubles de bureau.
  • Communiquer avec le propriétaire des locaux au besoin et participer aux réunions mensuelles des membres du site.
  • Travailler en collaboration avec le personnel sur des projets spécifiques (élaboration du rapport annuel, planification de conférences, soutien logistique, etc.).
  • Mettre à jour les données financière de l’organisation dans QuickBooks.

Soutien administratif de l’équipe de collecte de fonds

  • Garder à jour la base de données
  • Contacter de manière professionnelle les anciens donateurs pour les encourager à se joindre à nous de nouveau, coordonner les envois postiers aux donateurs : lettres de remerciements et reçus d’impôt, lettres personnalisées.
  • Créer et interprétez les rapports de levée de fonds.
  • Traiter les dons mensuels avec la banque.
  • Soutien logistique lors d’activités de levée de fonds.

Soutien administratif de l’équipe Campagnes

  • Participer à la préparation de documents pour les événements de l’équipe Campagnes.

Compétences :

  • Diplôme d’études collégiales ou équivalent en gestion de bureau, commerce, ou expérience de travail équivalente.
  • Expérience de gestion des comptes et du budget (surtout QuickBooks) est essentiel.
  • Excellentes aptitudes en communication et en organisation.
  • Très bonne maîtrise de Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
  • Expérience des médias sociaux et autres outils Internet.
  • Expérience de Microsoft Access ou autre programme de base de données est un atout
  • Expérience à travailler avec des bénévoles et/ou sur enjeux internationaux/pauvreté extrême serait un atout.
  • Compétences en langue française : un atout.

Responsabilité : sous la responsabilité du directeur général.

Poste : Temps plein, 37.5 heures par semaine.

Rémunération : de 40 000 à 50 000 $ selon expérience.

Date limite de dépôt de candidature : 14 juillet 2013

Date d’entrée en fonction : Août 2013

Veuillez envoyer votre curriculum vitae accompagné de votre lettre de présentation par courriel à : office@results-resultats.ca

Nous ne communiquerons qu’avec les candidat-e-s retenu-e-s pour une entrevue, prière de ne pas téléphoner.


Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

L’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI), est un regroupement de 65 organisations québécoise qui œuvrent, à l’étranger et au Québec, pour un développement durable et humain.

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