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Agente ou agent – Administration de programmes


Date limite: 21 juillet 2016 à 17h00
Offert par Oxfam-Québec
Types d’emploi: Emploi
Lieu de l’emploi: Au Québec

RESPONSABILITÉS : En conformité avec les codes, politiques, procédures et normes d’Oxfam-Québec, la ou le titulaire sera responsable de :

Gestion administrative En collaboration avec les autres directions et l’équipe des chargées et chargés de programmes : 1. Participer à la mise en place des outils de gestion administrative et financière des projets et programmes ; 2. Établir le suivi des échéanciers et le calendrier de remise des rapports narratifs et financiers des projets et programmes, des plans de gestion et des plans de travail annuel, des audits ; 3. Participer au suivi des budgets et aux audits financiers internes et du bailleur de fonds ; 4. Participer à l’élaboration des descriptions de poste et des mandats de consultation, dans le cadre des projets et programmes, et assurer le lien avec la direction des ressources humaines pour l’élaboration des contrats et de leurs annexes selon les procédures d’Oxfam-Québec et de l’accord de contribution du bailleur de fonds Assurer le lien avec la direction des ressources humaines en ce qui concerne la gestion administrative, notamment les contrats, la gestion des feuilles de temps et des indemnités ; 5. Assurer la logistique pour l’organisation, la préparation et participer aux rencontres d’orientation et de formation pré départ en collaboration avec les différentes directions impliquées ; 6. Participer à l’élaboration de la grille budgétaire et à la production des budgets des projets en collaboration avec les différentes directions impliquées ; 7. Participer à l’organisation et à la logistique des visites initiales, des missions terrain, des rapatriements sanitaires et de l’organisation et l’accueil, au Canada, des missions, des stagiaires, du chef de projet et des partenaires, etc. ; 8. Participer à la logistique de la mobilisation des ressources humaines liées aux projets et programmes, incluant le recrutement et la sélection ; 9. Participer à la révision des protocoles d’entente soumis aux bailleurs de fonds et aux partenaires ; 10. Préparer et transmettre à la direction les contrats, les documents justificatifs et les diverses demandes et assurer le suivi requis par ces dossiers.

Appui Administratif

En étroite collaboration avec les autres membres du personnel administratif et l’équipe des chargées et chargés de programmes : 1. Assurer la production des fiches synthèse et établir et maintenir à jour le registre des projets (projets en cours, en rédaction, en préparation, etc.) et s’assurer que la direction des finances dispose de l’information nécessaire pour élaborer les grilles budgétaires ; 2. Assurer le classement et l’archivage de divers documents notamment des contrats originaux, des PMO, des PTA, des rapports et des correspondances clés des projets et des programmes sur format papier et électronique ; 3. Préparer et transmettre à la direction les contrats, les documents justificatifs et les diverses demandes et assurer le suivi requis par ces dossiers et assure la transmission aux différents départements ; 4. Collaborer à la préparation et au suivi de différents dossiers, saisir des données sur les logiciels informatiques appropriés, compiler des statistiques et d’autres renseignements pour les rapports destinés aux différents bailleurs de fonds ; 5. Réviser, corriger, mettre en page et finaliser les fiches des projets et programmes, les propositions, les rapports narratifs d’activités et d’avancement, les rapports financiers et les autres documents relatifs aux projets et programmes internationaux ; 6. Sur demande, effectuer des recherches et préparer des présentations préliminaires, incluant tous les éléments nécessaires aux sujets à traiter, pour le traitement des propositions de projets ; 7. Effectuer les démarches administratives auprès des ambassades ou des personnes ressources externes dans l’élaboration des dossiers pour l’obtention des visas, des statuts légaux, etc. ; 8. Assurer la logistique pour toutes les missions terrain et vis-versa (ordre de mission, achats des billets d’avion, réservations, compte de dépenses, etc.) conformément aux procédures et politique du contrat et d’Oxfam-Québec ; 9. Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers légaux dans les pays où nous avons des interventions ; 10. Effectuer les démarches pour l’ouverture, la fermeture et les changements de signataire des comptes bancaires dans le cadre des projets ; 11. Sur demande, réviser les propositions de projets (sollicitées et non sollicitées) ; 12. Sur demande, participer au montage des propositions et s’assurer que toutes les exigences sont remplies.

Autres

- Contribuer à la systématisation des expertises et à la traçabilité des savoirs acquis dans les projets en fonction d’actualiser la culture d’une organisation apprenante et innovante ;
- Sur demande, effectuer toutes autres tâches connexes, reliées à ses compétences et au bon fonctionnement de l’organisation.

QUALIFICATIONS : Scolarité
- Diplôme d’études universitaires de premier cycle en administration, en gestion ou dans un domaine connexe.

Langues
- Maîtrise du français, de l’anglais et de l’espagnol parlés et écrits.

Logiciels utilisés
- Maîtrise de la suite Microsoft Office 2010 (Word, Excel, Outlook, Power Point, Access).
- Maîtrise des fonctions avancées des logiciels Word, Excel et Access : fonctions automatiques, formatage et insertion de tableaux et de tables des matières, importations de dessins, de photos, d’organigrammes, etc.
- Maîtrise du logiciel Visio (un atout).

Expérience :
- 4 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire.
- Expérience de travail significative en gestion administrative et financière de projets et programmes internationaux.
- Expérience en montage de proposition de projets (un atout).
- Expérience de travail sur le terrain (un atout). Connaissances particulières
- Connaissance de la gestion axée sur les résultats (GAR) et de l’approche Genre et Développement (GED) (un atout).
- Connaissance du milieu des ONG de coopération volontaire et des programmes internationaux (philosophie, mission, attentes, etc.).

Qualités recherchées :
- Autonomie et sens de l’organisation et de la planification.
- Bon jugement, esprit d’équipe et sens du service à la clientèle.
- Bonne capacité à gérer son temps, bonne gestion des priorités, initiative et capacité à travailler sous pression.
- Bonne capacité de communications et bonnes habiletés rédactionnelles. Disponibilité
- Disponibilité à travailler occasionnellement le soir et la fin de semaine


Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

L’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI), est un regroupement de 65 organisations québécoise qui œuvrent, à l’étranger et au Québec, pour un développement durable et humain.

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