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Coordonnateur ou Coordonnatrice des événements et de la vie associative (Remplacement congé de maternité)


Date limite: 25 juin 2018 à 23h30
Offert par Centre d’étude et de coopération internationale (CECI)
Types d’emploi: Emploi
Lieu de l’emploi: Au Québec

RÔLE
Sous la supervision de la directrice communication et développement et sous la coordination de la coordonnatrice communication, la titulaire du poste est chargée de l’organisation des événements et du développement de la vie associative du CECI. Elle est régulièrement appelée à travailler conjointement avec l’équipe du développement philanthropique et sous la coordination du ou de la conseillère principale en développement.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice des événements et de la vie associative est appelée à faire preuve d’une grande autonomie, tout en travaillant en équipe et en se référant à la coordonnatrice communication, voire au également au conseiller ou à la conseillère en développement, selon la nature de l’événement. En collaboration avec les autres membres de l’équipe, la titulaire du poste est responsable de la réalisation des événements institutionnels et programmatiques de l’organisation dans leur ensemble. Elle est le lien principal avec l’ensemble des équipes du CECI et de ses partenaires. Elle est responsable de la finalité et de la livraison des projets et événements dans un contexte de maximisation des ressources (humaines, matérielles et budgétaires) et du respect des échéanciers.

RESPONSABILITÉS

Événements
• Est responsable de l’organisation de tous les événements publics, de visibilité, d’éducation du public, de collecte de fonds et de la vie associative du CECI ;
• Appuie la coordonnatrice communication et le ou la conseillère principale en développement philanthropique dans la rédaction des stratégies et plans événementiels ;
• Élabore des échéanciers et des déroulements logistiques pour chaque événement ;
• Est appelée à coordonner du personnel d’appui (salarié et bénévole) aux événements, incluant la coordination de comités spéciaux pour les événements de grande envergure (ex : Forum international) ;
• Assure la coordination générale de tous les intervenant-e-s pendant le déroulement de chaque événement ;
• Assure le suivi budgétaire et fait le suivi avec les fournisseurs ;
• Assure les suivis post-événement, analyse les résultats et rédige les bilans ;
• Coordonne les aspects logistiques des campagnes de collecte de fonds ;
• Coordonne les aspects logistiques des missions des partenaires du Sud au Canada.

Communication
• Appuie la coordonnatrice des communications dans la mise en œuvre des stratégies, plans et activités de communication institutionnels, des programmes de coopération volontaire, des projets de développement et d’aide humanitaire ;
• Contribue à l’alimentation des infolettres, des sites Internet et des médias sociaux de l’organisation ;
• Assure la planification, la réalisation et l’envoi régulier des bulletins d’information spéciaux destinés aux membres ;
• Contribue à bâtir une relation de confiance avec les membres du CECI au travers des diverses communications, en appui à la direction des communications et du développement et à la direction générale ;
• Crée des invitations aux événements et des messages spéciaux, par courriel ou imprimés ;
• Crée ou améliore les outils de communication de recrutement de nouveaux membres et de nouveaux donateurs et donatrices ;
• Contribue au rapportage des activités de communication et d’engagement du public et à la rédaction du rapport annuel de l’organisation ;
• Assure le suivi auprès des traducteurs, des réviseurs, des graphistes et autres fournisseurs ;
• Voit à ce que le matériel de communication soit en bon état, en quantité suffisante, et bien rangé.

Relations avec les membres
• Contribue à la dynamisation de la vie associative, en appui à la direction communication et développement et à la direction générale ;
• Est appelée à participer à divers comités de membres ;
• Collabore à l’élaboration de stratégies et des plans d’action visant le recrutement et la mobilisation des membres, et met en œuvre les plans d’action ;
• S’assure de la bonne gestion de la base de données par les autres membres de l’équipe communication et développement ; ;
• S’assure avec l’adjointe administrative et réceptionniste du suivi des renouvellements des memberships annuels ;
• Facilite les relations avec les membres en créant notamment les espaces nécessaires au dynamisme de la vie associative, avec le soutien de l’agente de soutien en communication ;
• Assure les communications auprès des membres ;
• Assume toute autre tâche requise pour l’atteinte des objectifs de l’équipe communication et développement.

Collecte de fonds
• Veille au suivi de l’entrée de données et à la bonne gestion des dons reçus dans le cadre d’événements de collecte de fonds, avec l’équipe de collecte de fonds ;
• S’assure de la bonne gestion des différents membres dans la base de données ;
• À l’occasion, appuie l’équipe de collecte de fonds dans la résolution de problèmes dans la base de données.

QUALIFICATIONS REQUISES
• Diplôme universitaire de premier cycle (BAC) dans une discipline pertinente à l’organisation d’évènements, aux communications ou à l’animation, ou expérience jugée équivalente ;
• Expérience d’au moins 5 ans dans l’organisation d’évènements ;
• Expérience en gestion de base de données (connaissance de Prodon un atout) ;
• Expérience dans le secteur de la coopération internationale, un atout ;
• Bonne connaissance du français parlé et écrit ;
• Anglais intermédiaire ;
• Connaissance de l’espagnol un atout ;
• Grand sens de l’organisation et de la planification ;
• Être proactif, autonome et avoir le sens de l’initiative ;
• Esprit d’équipe, diplomatie, patience ;
• Grand sens des responsabilités, souci du détail ;
• Aimer communiquer et animer des groupes ;
• Être disponible en soirée et la fin de semaine pour des réunions et des activités, lorsque requis ;
• Connaissance de la suite Microsoft office ainsi que des logiciels de traitement graphique ;
• Adhésion à l’approche d’égalité entre les femmes et les hommes et des valeurs associées à la coopération internationale ;
• Peut être appelé-e à voyager au Canada ou à l’étranger.

CONDITIONS D’EMPLOI
Poste : Remplacement
Lieu de travail : Montréal
Date de début souhaitée : Juillet 2018
Salaire et avantages sociaux : Selon la convention collective en vigueur au CECI

Pour postuler : Les candidates et candidats intéressés-es au poste doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae (CV) à jour d’ici le 25 juin 2018 à l’adresse courriel servicerh@ceci.ca

Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.


Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

L’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI), est un regroupement de 68 organisations québécoises qui œuvrent, à l’étranger et au Québec, pour un développement durable et humain.

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