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Agente ou agent – Administration de programmes – Programme de coopération volontaire (PCV)


Date limite: 12 novembre 2014 à 17h00
Offert par Oxfam-Québec
Types d’emploi: Emploi
Lieu de l’emploi: Au Québec

MANDAT

Sous la responsabilité de la directrice ou du directeur - PCV et en étroite collaboration avec les coordonnatrices ou coordonnateurs – PCV, la ou le titulaire du poste fournit l’appui administratif, technique et logistique nécessaire au bon fonctionnement du programme et plus spécifiquement à sa fermeture, dans les 12 pays d’intervention. Elle ou il assure la liaison au niveau de la gestion financière et administrative des projets liés au PCV.

RESPONSABILITÉS

En conformité avec les codes, politiques, procédures et normes d’Oxfam-Québec, la ou le titulaire sera responsable de :

Gestion administrative

En collaboration avec les autres directions et l’équipe de coordination du PCV : 1. Participer à la mise en place des outils de gestion administrative et financière pour la fermeture du PCV ; 2. Établir un calendrier de travail nous menant à la fermeture du PCV selon les règles établies ; 3. Établir le suivi des échéanciers et le calendrier de remise des rapports narratifs et financiers du PCV entourant la fermeture du programme ; 4. Participer au suivi des budgets terrain (BOM) et s’assurer des imputations adéquates compte tenu de la fermeture du programme ; 5. S’assurer du suivi, de la mise à jour, du classement et de la disponibilité au siège de l’ensemble des dossiers légaux liés au PCV ; 6. Appuyer les responsables terrain dans la gestion administrative des ressources humaines en ce qui concerne la fin des contrats du personnel local lié au programme dans chaque pays d’intervention et s’assurer que la direction des ressources humaines reçoivent le dossier de chaque personne dument complété, notamment les contrats, les feuilles de temps, les preuves de versement des vacances dues et des indemnités ; 7. Appuyer les responsables terrain dans la gestion administrative du dossier d’aliénation des biens (équipements et matériels), effectuer le suivi selon les dispositions prévues à cet effet et tenir à jour un registre par pays et global sur la disposition des biens ; 8. S’assurer que toutes les dépenses terrain du PCV sont effectuées dans les délais établies afin de clôturer la comptabilité terrain selon le calendrier établi.

Appui administratif

En étroite collaboration avec les autres membres du personnel administratif et l’équipe de coordination du PCV : 1. Assurer le classement et l’archivage de divers documents liés à la fermeture du PCV ; 2. Collaborer à la préparation et au suivi de différents dossiers, saisir des données sur les logiciels informatiques appropriés, compiler des statistiques et d’autres renseignements pour les rapports liés à la fermeture du PCV ; 3. Effectuer les démarches pour l’ouverture, la fermeture et les changements de signataire des comptes bancaires dans le cadre de la fermeture du PCV.

Autres

1. Contribuer à la systématisation des expertises et à la traçabilité des savoirs acquis dans le cadre du PCV ; 2. Sur demande, effectuer toutes autres tâches connexes, reliées à ses compétences et au bon fonctionnement de l’organisation.

QUALIFICATIONS

Scolarité • Diplôme d’études universitaires de premier cycle en administration, en gestion ou dans un domaine connexe.

Langues • Maîtrise du français, de l’anglais et de l’espagnol parlés et écrits.

Logiciels utilisés • Maîtrise de la suite Microsoft Office 2010 (Word, Excel, Outlook, Power Point, Access). • Maîtrise de la suite Microsoft Office 2010 (Word, Excel, Outlook, Power Point, Access). • Maîtrise des fonctions avancées des logiciels Word, Excel et Access : fonctions automatiques, formatage et insertion de tableaux et de tables des matières, importations de dessins, de photos, d’organigrammes, etc.

Expérience • Au moins 3 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire. • Expérience de travail significative en gestion administrative et financière de projets et programmes internationaux. • Expérience de travail sur le terrain.

Connaissances particulières • Connaissance du PCV, de la gestion axée sur les résultats (GAR) et de l’approche Genre et Développement (GED) (un atout). • Connaissance du milieu des ONG de coopération volontaire et des programmes internationaux (philosophie, mission, attentes, etc.)

Qualités recherchées • Autonomie et sens de l’organisation et de la planification. • Bon jugement, esprit d’équipe et sens du service à la clientèle. • Bonne capacité à gérer son temps, bonne gestion des priorités, initiative et capacité à travailler sous pression. • Bonne capacité de communications et bonnes habiletés rédactionnelles.

Disponibilité • Disponibilité à travailler occasionnellement le soir et la fin de semaine.

POUR POSTULER

Faites parvenir votre candidature (CV et lettre d’intérêt), en spécifiant le titre du poste dans l’objet de votre courriel à : recrut@oxfam.qc.ca.


Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

L’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI), est un regroupement de 65 organisations québécoise qui œuvrent, à l’étranger et au Québec, pour un développement durable et humain.

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