Accueil du site - Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

Adjointe ou adjoint administratif – Programme de coopération volontaire


Date limite: 12 novembre 2014 à 17h00
Offert par Oxfam-Québec
Types d’emploi: Emploi
Lieu de l’emploi: Au Québec

MANDAT

Sous la responsabilité de la directrice ou du directeur – Programmes de coopération volontaire, la ou le titulaire du poste assure l’appui administratif, technique et logistique nécessaire au bon fonctionnement de la direction du programme de coopération volontaire (PCV) et de ses équipes. Elle ou il appuie également la direction au niveau de la gestion financière et administrative des programmes outre-mer.

En conformité avec les codes, politiques, procédures et normes d’Oxfam-Québec, la ou le titulaire sera responsable de :

Appui administratif 1. Fournir l’appui administratif, technique et logistique (préparation de salle, commande de repas, réservation de transport et d’hébergement, etc.) nécessaire au bon fonctionnement de la direction et des équipes ; 2. Effectuer des recherches, rédiger diverses correspondances et assurer la mise en forme, la révision et la traduction de documents divers (présentations, rapports, tableaux, procès-verbaux, correspondances internes et externes, etc.) ; 3. Collaborer à la préparation et au suivi de différents dossiers, compiler des données, des statistiques et d’autres renseignements ; 4. Tenir à jour, recommander des pistes d’amélioration et apporter les correctifs au besoin à l’ensemble du système de gestion de l’’information (archivage, classement physique et électronique, bases de données, etc.) ; 5. Réviser, corriger, mettre en page et finaliser divers documents, rapports d’activités et financiers, etc. ; 6. Organiser et préparer diverses réunions et effectuer les suivis. Sur demande, effectuer la prise de note et rédiger les comptes rendus ou procès-verbaux ; 7. Effectuer la préparation et la vérification des comptes de dépenses de la direction ; 8. Préparer les bordereaux nécessaires aux encaissements, aux décaissements et aux demandes d’avances et assurer la mise à jour du système de suivi budgétaire ; 9. Dépouiller et distribuer le courrier et recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques et les courriels ; 10. Accomplir diverses tâches cléricales (entrées de données, photocopies, télécopies, classement, distribution de rapports ou de matériel, etc.) ; 11. Assurer le lien et la circulation de l’information entre les différentes directions de l’organisation.

Appui administratif spécifique au PCV 1. Assurer le suivi et la production de documents administratifs et financiers reliés aux projets financés dans le cadre du FDD ainsi que l’entrée des données en lien avec les exigences des bailleurs de fonds ; 2. Collaborer à l’organisation logistique des formations pré-départ des coopérantes et coopérants volontaires ; 3. Assurer, en collaboration avec les autres adjointes administratives, la logistique des rencontres annuelles de programmation outre-mer ; 4. Assurer le classement et l’archivage de divers documents notamment des contrats originaux, des propositions de projets présentées, des contrats originaux, ententes et documents officiels ; 5. Collaborer à la préparation et au suivi de différents dossiers, saisir des données sur les logiciels informatiques appropriés, compiler des statistiques et d’autres renseignements pour les rapports destinés aux différents bailleurs de fonds notamment le MAECD ; 6. Concevoir et maintenir à jour les bases de données des partenaires techniques et financiers ainsi que d’experts travaillant dans l’environnement d’affaires d’Oxfam-Québec, en concordance avec les systèmes d’information existants dans l’organisation ; 7. Collaborer avec l’équipe de la direction des programmes internationaux au classement de dossiers et favoriser leur accès aux personnes concernées (rapports de mission, rapports de réunions, analyses spécialisées, etc.) et les rendre disponibles aux personnes concernées ; 8. Participer à la veille stratégique des marchés ciblés par la direction de développement des affaires (marchés nationaux et régionaux, bailleurs multilatéraux, MAECD, Oxfam International) ; 9. A partir d’une base de données, s’assurer de la mise à jour et du suivi des inventaires équipements dans les pays PCV ; 10. S’assurer que tous les rapports des partenaires sont à jour ainsi que ceux des CV ; 11. Créer et tenir à jour la base de données des partenaires du PCV (Canada-Outre-Mer) ; 12. S’assurer de la disponibilité et de la mise à jour les MOU avec les affiliés dans le cadre du PCV.

Autres 1. Contribuer à la systématisation des expertises et à la traçabilité des savoirs dans son champ d’action, dans la prolongation d’une culture d’organisation apprenante et innovante ; 2. Sur demande, effectuer toutes autres tâches connexes, reliées à ses compétences et au bon fonctionnement de l’organisation.

QUALIFICATIONS

Scolarité • Diplôme d’études collégiales (DEC) en technique administrative, en bureautique ou toute autre formation connexe.

Langues • Maîtrise du français, de l’anglais et de l’espagnol parlé et écrit.

Logiciels utilisés • Maîtrise de la suite Microsoft Office 2010 (Word, Excel, Outlook, Power Point, Access). • Maîtrise des fonctions avancées des logiciels Word, Excel et Access.

Expérience • Minimum de 3 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire. • Expérience en montage de proposition de projets (un atout). • Expérience en coopération volontaire ou stagiaire outre-mer (un atout).

Connaissances particulières • Connaissance des programmes internationaux (un atout).

Qualités recherchées • Capacité à comprendre les exigences et consignes dans les documents des appels d’offres. • Bonne capacité de communications et bonnes habiletés rédactionnelles. • Capacité à composer avec des environnements complexes et interculturels. • Bonne capacité à gérer son temps, bonne gestion des priorités, et capacité à travailler sous pression. • Disponibilité à travailler en dehors des heures régulières. • Grande autonomie, initiative et sens de l’organisation et de la planification. • Bon jugement, esprit d’équipe et sens du service à la clientèle.

Disponibilité • Disponibilité à travailler occasionnellement le soir et la fin de semaine.

POUR POSTULER

Faites parvenir votre candidature (CV et lettre d’intérêt), en spécifiant le titre du poste dans l’objet de votre courriel à : recrut@oxfam.qc.ca.


Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

L’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI), est un regroupement de 65 organisations québécoise qui œuvrent, à l’étranger et au Québec, pour un développement durable et humain.

1001, rue Sherbrooke Est, bureau 540
Montréal (Québec) H2L 1L3 CA
514 871-1086
SpacerQui fait quoi en solidarité internationaleRessourcesEmplois et bénévolatÉgalité entre les femmes et les hommesConcertation pour Haïti (CPH)Espace jeunesse Blogue Un seul monde