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Adjointe ou adjoint administratif

poste temporaire


Date limite: 9 juillet 2014 à 17h00
Offert par Oxfam-Québec
Types d’emploi: Emploi
Lieu de l’emploi: Au Québec

1. MANDAT Sous la responsabilité de la directrice ou du directeur – Innovation et développement, la ou le titulaire du poste assure l’appui administratif, technique et logistique nécessaire au bon fonctionnement de la direction Innovation et développement et de ses équipes. Elle ou il appuie également la direction au niveau de la gestion financière et administrative des projets et des programmes au Québec.

2. RESPONSABILITÉS

En conformité avec les codes, politiques, procédures et normes d’Oxfam-Québec, la ou le titulaire sera responsable de : Appui administratif 1. Fournir l’appui administratif, technique et logistique (préparation de salle, commande de repas, réservation de transport et d’hébergement, etc.) nécessaire au bon fonctionnement de la direction et des équipes de mobilisation, de communications et de collecte de fonds ; 2. Effectuer des recherches, rédiger diverses correspondances et assurer la mise en forme, la révision et la traduction de documents divers (présentations, rapports, tableaux, procès-verbaux, correspondances internes et externes, etc.) ; 3. Collaborer à la préparation et au suivi de différents dossiers, compiler des données, des statistiques et d’autres renseignements ; 4. Tenir à jour, recommander des pistes d’amélioration et apporter les correctifs au besoin à l’ensemble du système de gestion de l’’information (archivage, classement physique et électronique, bases de données, etc.) ; 5. Réviser, corriger, mettre en page et finaliser divers documents, rapports d’activités et financiers, et les autres documents relatifs aux communications externes ; 6. Organiser et préparer diverses réunions et effectuer les suivis. Sur demande, effectuer la prise de note et rédiger les comptes rendus ou procès-verbaux ; 7. Effectuer la préparation et la vérification des comptes de dépenses de la direction ; 8. Préparer les bordereaux nécessaires aux encaissements, aux décaissements et aux demandes d’avances et assurer la mise à jour du système de suivi budgétaire ; 9. Dépouiller et distribuer le courrier et recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques et les courriels ; 10. Accomplir diverses tâches cléricales (entrées de données, photocopies, télécopies, classement, distribution de rapports ou de matériel, etc.) ; 11. Assurer le lien et la circulation de l’information entre les différentes directions de l’organisation. Appui administratif spécifique à l’équipe des programmes au Québec 1. Effectuer le suivi administratif et la conciliation de la facturation de la clientèle concernant divers dossiers, notamment : appuis de projets, ateliers de sensibilisation, prêts de matériels éducatifs, activités de la programmation annuelle, appuis de projets (dons) et de tout autre dossier pertinent : i. Administrer le dossier Commun’Auto (contrat avec le fournisseur, traitement des adhésions, décaissement) ; ii. Administrer les prêts du matériel Engagement du public (bannières, nappes, ours, etc.) à l’interne comme à l’externe ; iii. Assurer le suivi administratif des ventes d’objets de solidarité Engagement du public (chandails, bracelets, etc.) ; iv. Assurer différents envois massifs de courrier et de courriels ; v. Gérer les inscriptions à différentes activités. 2. Gérer la base de données des activités de mobilisation (SUIVAC) (assurer la création et la gestion des profils d’usager, mettre à jour et assurer l’intégrité des données, assurer la production des rapports, etc.) en vue des campagnes de sollicitation dans les institutions scolaires et assurer la formation et l’appui technique sur son utilisation auprès du personnel de la direction de la mobilisation. Autres 1. Contribuer à la systématisation des expertises et à la traçabilité des savoirs dans son champ d’action, dans la prolongation d’une culture d’organisation apprenante et innovante ; 2. Effectuer toutes autres tâches connexes, reliées à ses compétences et au bon fonctionnement de l’organisation.

3. QUALIFICATIONS Scolarité • Diplôme d’études collégiales (DEC) en technique administrative, en bureautique ou toute autre formation connexe. Langues • Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit.

Logiciels utilisés • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Power Point, Access). • Maîtrise des fonctions avancées de Word 2010 : fonctions automatiques, formatage et insertion de tableaux et de tables des matières, importations de dessins, de photos, d’organigrammes, etc. Expérience • 3 ans d’expérience dans un poste similaire.

4. EXIGENCES PARTICULIÈRES Qualités recherchées • Autonomie et sens de l’organisation et de la planification. • Bon jugement, esprit d’équipe et sens du service à la clientèle. • Bonne capacité à gérer son temps, bonne gestion des priorités, initiative et capacité à travailler sous pression. • Bonne capacité de communications et bonnes habiletés rédactionnelles. Disponibilité • Disponibilité à travailler occasionnellement le soir et la fin de semaine.


Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

L’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI), est un regroupement de 65 organisations québécoise qui œuvrent, à l’étranger et au Québec, pour un développement durable et humain.

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