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Adjointe ou Adjoint Administratif


Date limite: 27 août 2013 à 17h00
Offert par Oxfam-Québec
Types d’emploi: Emploi
Lieu de l’emploi: Au Québec

1. Mandat

Sous la responsabilité de l’ajointe ou de l’adjoint exécutif – Coordination et gouvernance, la ou le titulaire du poste fournit l’appui administratif, technique et logistique nécessaire au bon fonctionnement de la direction générale et de la direction Développement et programmes au Québec tout en appuyant son ou sa responsable hiérarchique dans la liaison avec la gouvernance de l’organisation (membres du conseil d’administration, des comités du CA, membres de la corporation, directions principales).

2.Responsabilités

En conformité avec les codes, politiques, procédures et normes d’Oxfam-Québec, la ou le titulaire sera responsable de :

Appui administratif

1.Fournir l’appui administratif, technique et logistique (préparation de salle, commande de repas, réservation de transport et d’hébergement, etc.) ;

2.Recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques et les courriels ;

3.Dépouiller et distribuer le courrier ;

4.Préparer les bordereaux nécessaires aux encaissements, aux décaissements et aux demandes d’avances ;

5.Effectuer la préparation et la vérification des comptes de dépenses de la directrice ou du directeur général et de la présidente ou du président du conseil d’administration ;

6.Tenir à jour, recommander des pistes d’amélioration, apporter les correctifs au besoin de l’ensemble du système de gestion de l’’information (archivage, classement physique et électronique, bases de données, etc.) ;

7. Appuyer l’adjointe exécutive dans l’organisation, la préparation et les suivis des diverses réunions et rencontres (gouvernance et direction). Peut être appelé à participer, effectuer la prise de note et rédiger les comptes rendus ou procès-verbaux ;

8.Accomplir diverses tâches cléricales (entrées de données, photocopies, télécopies, classement, distribution de rapports ou de matériel, etc.) ;

9.Fournir l’appui administratif nécessaire au bon fonctionnement des deux directions, notamment effectuer des recherches, rédiger diverses correspondances et assurer la mise en forme, la révision et la traduction de documents divers (présentations, rapports, tableaux, procès-verbaux, correspondances internes et externes, etc.) ;

10.Sur demande, collaborer à la préparation et au suivi de différents dossiers, compiler des données, des statistiques et d’autres renseignements ;

11.Assurer le lien et la circulation de l’information entre les différentes directions de l’organisation.

Autres

1.Effectuer toutes autres tâches connexes, reliées à ses compétences et au bon fonctionnement de l’organisation.

3.Qualifications

Scolarité

•Diplôme d’études collégiales (DEC) en technique administrative, en bureautique ou toute autre formation connexe.
Langues

•Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit.
Logiciels utilisés

•Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Power Point, Access).

•Maîtrise des fonctions avancées de Word 2010 : fonctions automatiques, formatage et insertion de tableaux et de tables des matières, importations de dessins, de photos, d’organigrammes, etc.

Expérience

•Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire.

4.Exigences particulières}

Qualités recherchées

•Autonomie et sens de l’organisation et de la planification.

•Bon jugement, esprit d’équipe et sens du service à la clientèle.

•Bonne capacité à gérer son temps, bonne gestion des priorités, initiative et capacité à travailler sous pression.

•Bonne capacité de communications et bonnes habiletés rédactionnelles

Toute personne qui désire présenter sa candidature doit le faire, par courriel, au plus tard le 27 août 2013 à 17 h, auprès de Cédric Tremblay, directeur adjoint - Ressources humaines (recrut@oxfam.qc.ca).


Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

L’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI), est un regroupement de 65 organisations québécoise qui œuvrent, à l’étranger et au Québec, pour un développement durable et humain.

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