Accueil du site - Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

Adjointe administrative ou adjoint administratif


Date limite: 4 décembre 2016 à 23h55
Offert par Centre d’étude et de coopération internationale (CECI)

RÔLE

Sous l’autorité du ou de la Chargé-e de la gestion des contrats, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif est responsable d’assurer le suivi administratif et logistique en soutien au Programme.

RESPONSABILITÉS

Gestion des contrats et des guides des normes et politiques (français, anglais et espagnol)

• Appuie la ou le Chargé-e de la gestion des contrats pour effectuer les amendements de contrats, l’impression des contrats, le suivi des signatures et l’activation des contrats ;

• Assure la mise à jour des modèles de contrats des volontaires et des modèles d’amendements ;

• Assure la mise en fonction des modèles de contrats actifs dans le Système de gestion informatique ainsi que l’archivage des modèles d’amendements ;

• Assure la mise à jour et la mise en page des différents guides dans leur version définitive ;

• Archive les dossiers des volontaires.

Rapportage

• Pour les projets réguliers et spéciaux du programme, assure la production des rapports suivants : 1) Rapport mensuel Mouvement des volontaires 2) Rapport mensuel du nombre de jours-personnes atteint 3) Rapport annuel des données jours-personnes pour le rapport narratif du programme Uniterra 4) Autres rapports nécessaires aux besoins de la direction des opérations ou du programme ;

• Élabore et tient à jour un calendrier de rapportage.

Système de gestion informatique

• Assure un appui aux utilisateurs au sein du Programme ;

• Collabore à l’amélioration du système et rapporte les problèmes d’usage liés au système.

Logistique

• Assure le suivi administratif et logistique pré-départ des personnes volontaires incluant la constitution du dossier admnistratif, l’organisation des voyages (billets, visas, etc.), l’inscription aux assurances pour les volontaires Uniterra et tout autre volontaire dans un projet dont le suivi adminstratif et logistique est assuré par le programme Uniterra ;

• Assure la logistique des activités de formation (recherche de personnes animatrices pour le volet interculturel, déplacement des personnes volontaires, hébergement, repas, préparation des salle, équipement et matériel, outils remis aux volontaires et le suivi avec les ressources pays, les interprètes et les volontaires de retour) ;

• Accueille les personnes volontaires, les personnes animatrices du volet interculturel et demeure le point de contact pendant toute la durée de la formation ;

• Gère la facturation liée aux activités de formation.

Gestion administrative au sein de l’Unité des opérations

• Organise les réunions de coordination de l’Unité : réserve les salles de réunion, rédige et distribue les comptes-rendus.

• Participe aux réunions d’équipes selon les besoins.

QUALIFICATIONS

• DEC en technique de bureautique ou une expérience jugée équivalente

• Expérience de deux (2) à trois (3) ans dans des fonctions administratives

• Expérience pertinente en coordination logistique et en rédaction de textes

• Connaissance de la suite Microsoft office.

• Bonne connaissance du français parlé et écrit ;

• Anglais fonctionnel

• Connaissance de l’espagnol un atout.

• Expérience dans le secteur de la coopération internationale, un atout.

• Adhésion à l’approche d’égalité entre les femmes et les hommes et des valeurs associées à la coopération internationale

• Sens de l’organisation et esprit d’analyse

• Rigueur, souci du détail et capacité à gérer le temps et les priorités

• Capacité à travailler en équipe

• Aisance dans les communications interpersonnelles, les interactions multiculturelles et la gestion de l’information

CONDITIONS D’EMPLOI Poste : Régulier à temps plein Classe d’emploi : Classe B Lieu de travail : basé-e à Montréal Salaire et avantages sociaux : Selon la convention collective en vigueur au CECI.

Pour postuler : Les candidates et candidats intéressés-es au poste doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae (CV) d’ici le 4 décembre 2016, via le site internet du CECI (www.ceci.ca)

Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.

Montréal, Qc

PDF - 332.8 ko adjointe administrative ou adjoint administratif

Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

L’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI), est un regroupement de 65 organisations québécoise qui œuvrent, à l’étranger et au Québec, pour un développement durable et humain.

1001, rue Sherbrooke Est, bureau 540
Montréal (Québec) H2L 1L3 CA
514 871-1086
SpacerQui fait quoi en solidarité internationaleRessourcesEmplois et bénévolatÉgalité entre les femmes et les hommesConcertation pour Haïti (CPH)Espace jeunesse Blogue Un seul monde