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Adjoint(e) à la direction (temps plein ou temps partiel)


Date limite: 7 septembre 2015 à 23h55
Offert par Avocats sans frontières Canada
Types d’emploi: Emploi
Lieu de l’emploi: Au Québec

Titre du poste : Adjoint(e) à la direction (temps plein ou temps partiel) Emplacement : Ville de Québec Conditions d’emploi : Salaire selon l’expérience et les qualifications, en fonction de l’échelle salariale d’ASFC.

Avocats sans frontières Canada (ASFC)

ASFC est une ONG dont la mission est de soutenir la défense des droits des personnes les plus vulnérables par le renforcement de l’accès à la justice et à la représentation juridique. Fondée au Canada en octobre 2002, ASFC met en œuvre des programmes de coopération internationale, notamment en Haïti, en Colombie, au Guatemala et au Mali. Pour en savoir davantage : www.asfcanada.ca. ASFC souscrit au principe d’équité en matière d’emploi. Le masculin est utilisé dans le présent document uniquement pour alléger le texte.

Description des responsabilités

Coordination de l’agenda

  • Tenir à jour l’agenda de la direction et coordonner l’agenda général de l’équipe du siège.
  • Recevoir les visiteurs.
  • Effectuer la prise de rendez-vous.
  • Organiser la logistique des déplacements du directeur général.
  • Rencontrer le directeur général afin d’effectuer la mise à jour des dossiers, transmettre les messages, le courrier et les directives.

Secrétariat général

  • Assurer le dépouillement du courrier.
  • Effectuer la rédaction de lettres, communiqués, rapports et listes.
  • Effectuer de la révision de textes pour la communication externe.
  • Effectuer la gestion des courriels et des contacts.
  • Assurer la mise en place d’un système de classement des documents.
  • Mise en page de documents pour l’ensemble de l’organisation.
  • Assurer le suivi et la mise à jour des documents officiels tels le cahier des politiques administratives et financières et ce, suite aux résolutions du C.A. et décisions administratives.
  • Compiler et effectuer les comptes de dépenses du directeur général.
  • Assurer la réception conjointement avec la technicienne administration et finances.
  • Remplacer au besoin la technicienne administration et finances.
  • Offrir un soutien en termes de secrétariat pour les membres de l’équipe au besoin.
  • Participer à l’organisation d’événements

Conseil d’administration

  • Assurer la logistique des réunions du conseil d’administration, du comité exécutif et des autres instances de l’organisation (réservation de salles, repas).
  • Préparer les documents pour la réunion : dépôt Intranet, courriels et photocopies.
  • Assister aux réunions et assurer la prise de notes.
  • Rédiger les procès verbaux.

Et, de manière générale, effectue toute autre tâche connexe utile ou nécessaire.

Exigences du poste

  • Diplôme en secrétariat ou expérience jugée équivalente.
  • Détenir au moins cinq (5) ans d’expérience pertinente.
  • Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en français, excellente grammaire
  • Disposition à autogérer son travail, à travailler selon un horaire flexible – parfois sous pression.
  • Maîtrise des outils informatiques et de bureautique essentiels à l’accomplissement de sa tâche, notamment les logiciels relatifs au traitement de texte, au courriel, à Internet et les chiffriers.
  • Forte motivation associative, sens de la solidarité Internationale, adhésion aux valeurs, à la Charte et à la mission d’ASFC.
  • Grandes capacités pour le travail d’équipe, entregent, autonomie, intelligence interpersonnelle, sens de l’organisation, esprit d’initiative et débrouillardise.
  • Avoir le droit de travailler au Canada.

Atouts

  • Maîtrise d’une deuxième langue (anglais ou espagnol) un atout très important.
  • Méthode de prise de note rapide et expérience en rédaction de documents juridiques.
  • Connaissance des intervenants canadiens et internationaux du domaine de la coopération internationale et du développement (gouvernementaux et société civile).

Processus de sélection Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) par la poste ou par courriel à l’attention de madame Marie-Eve Houde à l’adresse : recrutement@asfcanada.ca (en prenant soin d’inscrire en objet : Adjoint(e) à la direction)

Les candidatures doivent être reçues au plus tard le 7 septembre 2015 à 23h59. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes sélectionnées pour entrevue seront contactées.


Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

L’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI), est un regroupement de 65 organisations québécoise qui œuvrent, à l’étranger et au Québec, pour un développement durable et humain.

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