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Adjoint/Adjointe administrative

Banque de candidature


Date limite: 1er novembre 2013 à 17h00
Offert par Oxfam-Québec
Lieu de l’emploi: Au Canada

La ou le titulaire du poste fournit l’appui administratif, technique et logistique nécessaire au bon fonctionnement d’une ou de plusieurs directions tout en appuyant son ou sa responsable hiérarchique dans la liaison avec les autres directions.

En conformité avec les codes, politiques, procédures et normes d’Oxfam-Québec, la ou le titulaire sera responsable de :
Appui administratif
1. Fournir l’appui administratif, technique et logistique (préparation de salle, commande de repas, réservation de transport et d’hébergement, etc.) ;
2. Recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques et les courriels ;
3. Dépouiller et distribuer le courrier ;
4. Préparer les bordereaux nécessaires aux encaissements, aux décaissements et aux demandes d’avances ;
5. Effectuer la préparation et la vérification des comptes de dépenses de la directrice ou du directeur ;
6. Tenir à jour, recommander des pistes d’amélioration, apporter les correctifs au besoin de l’ensemble du système de gestion de l’’information (archivage, classement physique et électronique, bases de données, etc.) ;
7. Appuyer sa ou son responsable hiérarchique dans l’organisation, la préparation et les suivis des diverses réunions et rencontres. Peut être appelé à participer, effectuer la prise de note et rédiger les comptes rendus ou procès-verbaux ;
8. Accomplir diverses tâches cléricales (entrées de données, photocopies, télécopies, classement, distribution de rapports ou de matériel, etc.) ;
9. Fournir l’appui administratif nécessaire, notamment effectuer des recherches, rédiger diverses correspondances et assurer la mise en forme, la révision et la traduction de documents divers (présentations, rapports, tableaux, procès-verbaux, correspondances internes et externes, etc.) ;
10. Sur demande, collaborer à la préparation et au suivi de différents dossiers, compiler des données, des statistiques et d’autres renseignements ;
11. Assurer le lien et la circulation de l’information entre les différentes directions de l’organisation.
Autres
12. Effectuer toutes autres tâches connexes, reliées à ses compétences et au bon fonctionnement de l’organisation.

QUALIFICATIONS
Scolarité
• Diplôme d’études collégiales (DEC) en technique administrative, en bureautique ou toute autre formation connexe.
Langues
• Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit.
• Maîtrise de l’espagnol (un atout).
Logiciels utilisés
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Power Point, Access).
• Maîtrise des fonctions avancées de Word 2010 : fonctions automatiques, formatage et insertion de tableaux et de tables des matières, importations de dessins, de photos, d’organigrammes, etc.
Expérience
• Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire.


Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

L’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI), est un regroupement de 65 organisations québécoise qui œuvrent, à l’étranger et au Québec, pour un développement durable et humain.

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